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想把質疑處理的更高效 這3步你一定要走好

2016-09-27

      質疑是招投標活動經常會遇到的問題,質疑處理不當導致被投訴的例子也屢見不鮮,如何處理質疑曾讓很多人覺得頭疼,筆者認為,有效處理質疑須把握“三態”、“三段”、“三防”。

 

  “三態”是指處理質疑必須堅持的三個態度:公正、真誠、移情,簡單六個字卻是成功處理質疑的關鍵。

 

  公正,要求我們客觀、公平地對待每一次招投標活動,不偏不倚、一視同仁地對待每一個投標供應商。

 

  真誠,要求我們端正態度,微笑面對,悉心傾聽,耐心解答,不高高在上、態度疏離讓人產生距離感,不口氣生硬,極不耐煩讓人產生尊卑感,不因收到了質疑而覺得投標單位無事生非而讓人有針對感。

 

  移情,是指換位思考,懂得站在對方角度去考慮問題。招投標活動對政府部門來說,是搭建了一個充分競爭的平臺,買到質優價廉的產品,對企業來說更是企業發展壯大的一條途徑,盡力去爭取機會是可以理解的,是無可厚非的。

 

  我們應該認識到:每一次招投標活動都是在政府相關部門的監督、指導下開展的,所體現的是政府的公信力和執行力,無論是代理機構、采購方或是評標委員會,他們的一言一行都代表著政府行為,因此必須堅守公正這個底線,運用真誠這個武器,輔助移情這個法寶,這樣招投標活動才會更加規范有序,才會更加得到社會公眾的認可和肯定。

 

  “三段”是指把握質疑處理的三個過程,具體來講就是接收質疑階段要認真,調查情況階段要細致,反饋問題階段要及時。

 

  有效處理質疑問題,在接收質疑函時就要認真審閱質疑公司名稱,質疑的項目、內容和時間,了解誰質疑,質疑誰,質疑什么,為什么質疑這幾個核心問題。答復質疑的時間是有規定的,在收到質疑后的7個工作日內必須要予以答復。有時投標供應商遞交質疑的時間往往晚于質疑函上標示的時間,造成有效的答復期不足7個工作日,因此接收時仔細核對很有必要。

 

  了解了質疑函的基本情況,就要對質疑內容進行細致地核查,對照招標文件,核實預中標單位的資質及技術參數響應情況,通過預中標單位答復、專家評委復核、網絡官方網站查詢等多種方式,進行細致的調查,最終形成客觀、公正的答復。在此過程中,尤其要注意不可偏聽偏信一方之詞,要通過一些有力的證據輔證,如通過官方網頁、廠家產品宣傳冊、主動撥打相關部門及總廠電話等方式獲得最可靠的數據。

 

  調查結束之后,反饋質疑要及時,一定要在收到質疑7個工作日之內進行答復。當然,答復的時間也是一門學問,收到質疑不到兩個工作日就予以答復,雖然效率高,但卻會給質疑人輕率、應付、沒有充分調查的印象。筆者認為,在經過認真細致的調查之后,形成比較客觀公正的答疑函,進行回復和反饋的時間在收到質疑后的第三天到第七天是比較合適的。

 

  “三防”是指質疑的三個預防措施。事后補救不如事前預防。雖然無論事前準備多么充分,事中工作多么細致,事后都可能產生質疑,但有效的預防措施絕對會在一定程度上減少質疑的數量。預防措施包括:

 

  確保準備過程更充分。在招標文件制訂環節就要全面考慮一些資質要求及技術參數是否科學、適合、無傾向,招標文件是否前后一致等,要通過多溝通,多請教,多查詢的方式,盡最大可能減少因招標文件制定不合理而讓投標人“挑出毛病”的情況。

 

  要確保評標過程更認真。一些評委評標時走馬觀花,習慣于聽采購方意見,對投標人投標文件技術響應情況審核不細,或是對相關產品技術指標不熟,尤其在投標供應商較多的時候,標書翻閱不細都會帶來質疑的隱患。筆者就遇到過一個項目兩次開標,同樣的標書第一次差點中標,第二次卻連初審這關都過不了,由此帶來了對評標過程的質疑。要確保回復態度更真誠。

 

  有些質疑往往是因為評委或工作人員態度不好,而產生了“你不讓我好過,我也不讓你好過”的報復心理,無事生非。投標人前期做了大量的工作,付出了心血和努力,但最終無緣中標,心情沮喪和不甘在所難免,這個時候不好的工作態度更會是火上澆油。俗話說,“微笑可以征服整個世界”。相信以真誠的微笑面對,耐心解答問題,真心反饋結果,細心指出差距,熱情歡迎參與,一定會讓越來越多的投標人感受到招投標活動的規范和公平。




    來源:政府采購信息報/網